第三章：基本设置
第一节：单位设置
双击桌面，档案管理软件快捷方式，输入用户名和密码
进入主界面，在基本设置菜单下，点“单位信息”
其中：单位名称、全宗号、启用年度为必录项，输入完成后，按“保存”
全宗号：档案局给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字
第二节：部门信息
在基本设置菜单下，点“单位信息”
有利于对本单位档案按部门分类进行查询
增加：点增加，出现部门设置界面，输入相关信息[编码和名称是必录项目]，按“保存”
修改：双击要修改的部门，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
第三节：存放位置
档案所放的位置，可以根据本单位实际情况进行明细设置
在基本设置菜单下，点“存放位置”
增加：点增加，出现存放位置界面，输入相关信息[编码和存放位置是必录项目]，按“保存”
修改：双击要修改的存放位置，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
第四节：文件大类
对档案进行分类
增加：点增加，出现编辑界面，输入相关信息[编码和文件大类是必录项目]，按“保存”
修改：双击要修改的记录，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
第五节：文件子类
对文件类型进行具体分类
增加：点增加，出现存编辑界面，
选择文件大类，子类编码、子类名称、使用状态、备注等信息，按“保存”
修改：双击要修改的子类，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
第六节：保管期限
档案的保管都有时限性，在保管期限内，不能销毁
不同类型的档案，有不同的保管期限
在基本设置菜单下，点“保管期限”
增加：点增加，出现编辑界面，输入相关信息[编码和文件大类是必录项目]，按“保存”
修改：双击要修改的记录，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
常见保管期限如下：
|
会计档案保管期限表 |
|||
|
序号 |
档案名称 |
保管期限 |
备注 |
|
一 |
会计凭证类 |
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1 |
原始凭证 |
15年 |
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2 |
记账凭证 |
15年 |
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3 |
汇总凭证 |
15年 |
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二 |
会计账簿类 |
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4 |
总账 |
15 |
包括日记账 |
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5 |
明细账 |
15 |
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6 |
日记账 |
15年 |
现金和银行存款日记账保管25年 |
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7 |
固定资产卡片 |
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固定资产报废清理后保管5年 |
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8 |
辅助账簿 |
15年 |
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三 |
财务报告类 |
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包括各级主管部门汇总财务报告 |
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9 |
月、季度财务报告 |
5年 |
包括文字分析 |
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10 |
年度财务报告(决算) |
永久 |
包括文字分析 |
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四 |
其他类 |
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11 |
会计移交清册 |
15年 |
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12 |
会计档案保管清册 |
永久 |
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13 |
会计档案销毁清册 |
永久 |
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14 |
银行余额调节表 |
5年 |
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15 |
银行对账单 |
5年 |
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第七节：密级设置
软件也提供相对应的密级设置
增加：点增加，出现编辑界面，输入相关信息[编码和文件大类是必录项目]，按“保存”
修改：双击要修改的记录，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [使用过的不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得