第四章：档案管理
第一节：档案编辑
增加：点增加，出现存编辑界面，
其中：部门、年度、保管期限、案卷题名、文件类型、文件子类、密级、存放位置为必录项
全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字
目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制方案的单位，可填写类别特征代码。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
凭证起止号：有三个录入项，
第一项是凭证号前缀（字符），
第二项开始号码（数字），
第三项结束号码（数字），
例：凭证起止号 YH10000-YH15000 录入为第一项是凭证号前缀：YH, 第二项开始号码：10000，第三项结束号码：15000。
输入完相关信息后，按“保存”
修改：双击要修改的案卷，出现修改界面，修改相关信息，按“保存”
删除：会提示是否要删除，如果是，删除；否，不删除 [正式归档后不能删除]
导出：可以导出EXCEL
设置：设置打印的纸张大小，横向，纵向，页边距等
打印：打印预览及打印,打印所见即所得
第二节：档案导入
软件提供档案批量导入，用户将档案整理成EXCEL，
EXCEL样式见软件安装目录下\data\
如：D:\Program Files\精诚档案管理软件\data\档案导入(样表).xls
操作步骤：
1、 设置行数
设置要导入的行数，记录条数
2、 复制EXCEL中的数据
在EXCEL中选择数据，按CTRL+C，复制
到软件表格中，选择起始单元格，按CTRL+V，粘贴
3、 检查数据格式正确性
这步是整个导入操作的核对
导入的数据要经过严格检查
第1列：目 录 号：不能为空
第2列：案 卷 号：不能为空
第3列：案卷题名：不能为空 并且要符合规范
第4列：案卷年度：不能为空
第5列：制档日期：日期格式 YYYY-MM-DD
第6列：归档日期：归档日期 YYYY-MM-DD
第7列：存放位置：尽量具体
第8列：保管期限编码： 软件保存时，保存保管期限编码
第9列：保管期限
第10列：子类编码： 软件保存时，保存子类编码
第11列：子类
第12列：密级编码： 软件保存时，保存密级编码
第13列：密级
第14列：部门编码： 软件保存时，保存部门编码
第15列：部门名称
第16列：起：
第17列：止
第18列：附件
第19列：页
第20列：备注
全宗号：档案局给立档单位编制的代号。企业可填写表达单位的汉语拼音代字
目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号，企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位，可填写类别特征代码。
案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录（或分类体系的最低一级类目）内不允许出现重复的案卷号。
根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
4、 正式导入
导入完成后，可以到档案查询中看一下，是否已经正确导入
注意：软件导入是根据 目 录 号+案 卷 号 作为是否导入该条记录的标准
如果发现软件中已经存在这条记录，软件不导入
如果没发现软件中已经存在这条记录，软件导入
这样可以保证导入的数据不会重复
所以：目 录 号+案 卷 号 要设置好
第三节：批量修改
软件提供批量修改功能
特别方便：统一调整保管期限，统一调整密级，统一调整存放位置等操作
操作步骤：
1、 查询要修改的记录
软件提供功能强大的查询方法，方便用户快速查询数据
2、 修改记录
可以手动一条一条修改
也可以批量填充数据
①选择要填充数据的列
②在黄色的编辑栏中，输入要填充的内容
③点“批量填数据”
④提示批量填充数据完成
3、 最后按“批量保存”
提示：
批量修改大大的，提高用户的工作效率，同时，也容易产生错误记录
所以请用户认真核对数据的正确性
其中：日记格式一定要正确，YYYY-MM-DD格式
保管期限，子类，密级，使用部门，保存的是编码
第四节：立卷归档
对输入的案卷进行完整性检查，核对。确认无误后，正式立卷归档
软件提供：单个，归档，取消归档
批量，归档，取消归档
完整性检查
第五节：档案查询
软件提供功能强大的查询方法
支持
1、 按部门进行查询
2、 文件大类查询
3、 文件子类查询
4、 制单日期查询
5、 案卷题名查询 [并支持模糊查询]
6、 全案号查询
7、 目录号查询
8、 案卷号查询 [并支持模糊查询]
9、 案卷年度
10、保管期查询
11、密级查询
12、存放位置
13、条目一、条目二、条目三
14、状态查询 [制单/归档/外借/已销毁]
15、备注查询 [并支持模糊查询]
双击案卷，可以调出案卷的卡片
查询结果，可以随时导出EXCEL
查询结果，可以随时所见既所得的打印出来
第六节：档案统计
软件提供多种统计方案
（一）、按部门统计
（二）、按大类统计
（三）、按子类统计
（四）、按年度统计
（五）、按密级统计
（六）、按状态统计
状态为： 0制档 1归档 2借用 9销毁
第七节：案卷目录
软件也提供强大的查询方法
打印预览效果如下图：
